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Digitalización del Archivo General de la Ciudad de Buenos Aires
En noviembre de 2009, la Legislatura porteña aprobó la Ley N°3304 de Modernización de la Administración pública mediante el cual se puso en marcha un plan de digitalización de todos los archivos de papel, a formato digital.
En cuatro años pasaron al formato digital 4.100.000 legajos, expedientes y partidas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otra documentación.
Es un plan importante que permite la preservación de toneladas de expedientes, legajos, historias clínicas, planos, actas de matrimonio, partidas de nacimiento y boletines municipales, que estaban en formato papel y ahora está siendo digitalizado. Ya se hizo con 4.100.000 documentos públicos que fueron pasados a un formato que garantiza su preservación y no ocupa espacio.
Esta iniciativa de digitalización de archivos es la más grande en la historia de la administración pública. La bautizaron ArchiBA y se puso en marcha en 2017. Una operación que ya logró migrar 112 mil cajas de documentos en papel y que lleva digitalizadas más de 60 millones de imágenes. El proyecto ArchiBA es impulsado por la Secretaría Legal y Técnica que encabeza Leticia Montiel. Su objetivo es administrar, preservar, digitalizar y gestionar los documentos.
La documentación digitalizada data de la década de 1910 hasta la actualidad. Entre todo este material se encuentra, por ejemplo, el primer Boletín Municipal -antecesor del Boletín Oficial de la Ciudad-, del año 1924. También los planos de varios íconos porteños, entre ellos, los de la Torre Monumental, más conocida como la Torre de los Ingleses.
Vale la pena recordar que la norma impulsó el uso de documentos administrativos electrónicos, firmados en forma digital o electrónicamente y planteó el reemplazo del archivo en soporte de papel por archivos electrónicos, otorgándoles a estos últimos el mismo valor jurídico.
Un año después, la ley fue reglamentada por decreto y se definió que toda la documentación administrativa original en papel sería archivada y conservada en soporte electrónico.
La Ciudad desarrolló su propio modelo para digitalizar los documentos. Tiene una planta con 70 empleados especializados y al no tener que contratar a terceros para hacerlo, se ahorraron 517 millones de pesos desde 2018 a abril de 2021. Se estima que para 2022, se habrán ahorrado 801 millones de pesos.
En 2019, fueron adquiridos e instalados racks para aumentar el espacio de guarda. También incorporaron scanners nuevos.
El trabajo se desarrolla en una planta de más de 11 mil metros cuadrados ubicada a metros de la sede central del Gobierno porteño de Uspallata, en el barrio de Parque Patricios.
Los 70 trabajadores especializados clasifican, archivan y conservan documentos de interés para los porteños.
Esto abarca expedientes de los ministerios, legajos de empleados, de docentes, historias clínicas de hospitales y de pacientes, planos de obras públicas y de habilitaciones, libros de educación, títulos de estudio secundario, actas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otros documentos acumulados a través de las décadas.
“Ya migramos más de 112 mil cajas y tenemos más de 60 millones de imágenes digitalizadas. Esta ha sido una puesta en valor significativa”, detalla el director general de la Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, Eduardo Azar.
Uno de los beneficios de digitalizar el archivo, según las autoridades porteñas, es que se brinda una mayor transparencia y seguridad en el resguardo de la información. Además, se simplifican los procesos y se reducen los trámites, la mayoría de los cuales ahora se pueden resolver online.
Por otra parte, el proyecto permite reciclar 2 toneladas de papel por año. Al mismo tiempo, ya no se acumulan archivos en papel, ahora ya nacen en formato electrónico. De allí el ahorro de un gasto que resultaba costoso para los contribuyentes, pero también para la ecología.
www.info-almagro.com.ar (3904) - Publicado el: Jueves 29/07/21